L'objectiu del formulari W-9

Les empreses utilitzen el formulari W-9 de l’IRS, número de sol·licitud i identificació del contribuent per obtenir informació dels venedors que contracten com a contractistes independents (també anomenats autònoms). Quan una empresa paga a un contractista 600 o més dòlars durant un exercici, ha d’informar aquests pagaments al servei d’ingressos interns (IRS), mitjançant una declaració d’informació anomenada Formulari 1099-MISC. Les empreses utilitzen el nom, l'adreça i el número de Seguretat Social o el número d'identificació fiscal que els contractistes proporcionen al formulari W-9 per completar la devolució d'informació. Ni l’emissor ni el destinatari han d’enviar una còpia a l’IRS.

Les empreses que contracten contractistes independents no retenen l’impost sobre la renda ni paguen impostos de Medicare o de la Seguretat Social pels seus contractistes independents, com ho fan per als seus empleats. En canvi, els contractistes són responsables d’aquestes obligacions. Tot i això, l’IRS encara vol saber quant van rebre aquests contractistes per assegurar-se que paguen els impostos que deuen, i utilitza el formulari 1099-MISC per recopilar aquesta informació. Les empreses no envien el formulari W-9 a l’IRS.

L'objectiu de la forma W-9

Informació necessària al formulari W-9

El formulari W-9 demana el nom del contractista independent, el nom de l'empresa (si és diferent), l'entitat comercial (propietat exclusiva, societat, corporació C, corporació S, confiança / propietat, societat de responsabilitat limitada o "altra") i la identificació fiscal de l'empresa. número (o número de Seguretat Social, per als propietaris exclusius que no utilitzin un número d'identificació fiscal diferent).

El formulari W-9 també demana a la persona que l'omple per certificar que no està subjecta a la retenció de còpia de seguretat. La majoria dels contribuents no ho són, però, si ho són, l’empresa que contracti el contractista independent haurà de retenir l’impost sobre la renda de la paga d’aquest contractista a una tarifa plana del 24% (durant els anys fiscals 2018-25) i enviar-la a l’IRS.

Com que el formulari W-9 requereix que consti un número d’identificació fiscal o un número de Seguretat Social, tant la persona que l’emplena com la companyia que rep el formulari completat l’han de protegir amb cura durant la transmissió i després de la recepció per protegir-se contra el robatori d’identitat.

Quan no heu d'omplir un W-9

Un contractista independent que rep un W-9 inesperat hauria de dubtar abans d’omplir-lo i investigar si el sol·licitant té un motiu legítim per sol·licitar aquest formulari. Les institucions financeres de vegades utilitzen el formulari W-9 per sol·licitar informació a un client quan ha de reportar dividends o interessos. Vés amb compte aquí: l’entitat financera probablement hauria de tenir ja el número d’identificació fiscal des de l’hora d’obrir el compte.

Una altra situació en què haureu de dubtar abans d’omplir el formulari W-9 és si l’empresa que us demana que ho faci és el vostre ocupador i se suposa que estigueu classificat com a empleat, no com a contractista independent. La diferència és substancial.

Empleat o contractista independent?

Si ets un empleat, el teu empresari retindrà els impostos sobre la renda, retindrà i pagarà els impostos a la Seguretat Social i Medicare i pagarà l’impost de l’atur sobre els teus salaris. Si ets un contractista independent, no serà així. Això vol dir que serà responsable de la quota de l'empresari en els impostos a la Seguretat Social i Medicare, i que no seran elegits per a una compensació per desocupació si se't concedeix.

Un empresari sense escrúpols o amb problemes econòmics pot intentar classificar un empleat com a contractista independent per estalviar diners. Si esteu classificat com a contractista independent, els “estalvis” fiscals del vostre empleat us sortiran de la butxaca com a impost per treball autònom. També us assumireu la responsabilitat de calcular i pagar els vostres impostos estimats quatre vegades a l’any i d’emplenar la llista C quan presenteu la declaració d’impostos anuals.

No sempre està clar si un treballador és un empleat o un contractista independent, però, en general, com més control té l’empresa sobre el que fan els treballadors i com ho fan, més probable és que siguin empleats. Si el vostre sentit Spidey comença a pessigar-se quan algú que us va contractar us crida un contractista independent, això és un bon senyal i heu d’investigar més endavant. Comença per revisar la discussió de l’IRS de la diferència entre tots dos. Si sou un empleat, heu d’omplir el formulari W-4, no el formulari W-9.

A continuació, es mostra un exemple de quan un empleador podria canviar legítimament el seu estat d’empleat a contractista independent. Ets programador informàtic i has de venir a l'oficina de 9 a 18 hores, de dilluns a divendres. L’empresa proporciona el vostre escriptori i el vostre ordinador.

A partir del mes que ve, se us demanarà que proporcioneu l’ordinador. Podreu treballar des de casa o qualsevol ubicació remota que vulgueu i podreu completar el treball durant les hores que vulgueu, sempre que les vostres tasques estiguin completades dins del calendari i respongueu a les trucades i correus electrònics relacionats amb el treball puntualment.

FAQs W-9

Com puc saber si estic subjecte a retenció de còpia de seguretat?

L’IRS t’ha enviat una carta que li indica que està subjecte a la retenció obligatòria de còpia de seguretat? Això podria haver passat si no informéssiu tots els vostres interessos i dividends en una declaració d’impost anterior. Si no heu rebut aquesta carta i si proporcioneu el vostre número d’identificació fiscal al sol·licitant del formulari W-9, no podreu subjectar cap retenció de còpia de seguretat. Si teniu una retenció de còpia de seguretat, traqueu l’article dos de la segona part del formulari W-9 abans d’enviar-lo.

Quina és la manera més segura d’enviar el formulari W-9?

Si podeu lliurar el document de manera personalitzada, és ideal. En cas contrari, una opció és utilitzar un servei en línia gratuït per xifrar el formulari W-9 completat i enviar-lo per correu electrònic de forma segura al sol·licitant. També podeu utilitzar un servei de compartició de fitxers xifrat.

Una altra opció és enviar-la a través d’un servei com FedEx, UPS o el servei postal, tot i que no hi ha garantia que el vostre formulari no es perdi, robeu o manegui durant el trànsit.

Tampoc es garanteix que el destinatari emmagatzemi el formulari de manera segura, fins i tot si l’envia de forma segura, per la qual cosa pot ser que vulgueu preguntar-ho prèviament.

El meu negoci és una entitat exempta?

Si no sou un únic propietari, probablement no ho sigui. Si es tracta d’una corporació, pot ser, si es qualifica per obtenir un estat d’excepció d’impostos d’IRS.

Tinc un número d’identificació d’empresaris (EIN) i un número de Seguretat Social. Quin número he d’introduir al formulari?

Si sou un únic propietari, podeu introduir-ne un. Si la vostra empresa és una LLC classificada com a corporació o societat, utilitzeu EIN de l'entitat. Si la vostra empresa és un LLC d’un sol membre que és una entitat que no es té en compte, introduïu el vostre SSN o EIN (no l’EIN de l’entitat).

Puc rebutjar-me d’omplir el formulari W-9?

Segur. Si rebutgeu resposta a una sol·licitud legítima, el vostre client retindrà els impostos de la vostra taxa a un ritme del 24%. El departament de comptabilitat també us pot trobar un dolor i dir-li al vostre contacte que es negui a fer negocis amb vosaltres. Les empreses tenen una forta obligació per part de l’IRS d’obtenir el Formulari W-9 completat de qualsevol persona a qui pagui 600 dòlars o més durant l’any. L’incompliment d’acompliment pot provocar multes.

Si creieu que la persona que sol·licita el formulari no té negoci que ho sol·liciti, és probable que la negativa sigui una bona idea. Si us preocupa, pregunteu a un professional d’impostos què heu de fer.

A més d’un client, que pot demanar-me que empleni el formulari W-9?

Podria demanar un banc, una empresa de corretatge, una institució de préstec que ha cancel·lat un deute que degui o l’emissor d’un premi que hagis guanyat. Si esteu convidats a "Ellen" durant la promoció "12 dies de regals" i els productors de xerrades us demanen que empleneu un W-9 abans de marxar, segur que la sol·licitud és legítima. Si rebeu un missatge de correu electrònic dient que heu guanyat un premi per a un concurs que no recordeu haver participat, és possible que no vulgueu donar una persona W-9.

Aneu amb compte amb les estafes de pesca no W-9. Si rebeu una sol·licitud de correu electrònic per al formulari W-9 i no esteu segur que és legítim, poseu-vos en contacte amb el suposat remitent per telèfon (i no utilitzeu cap número de telèfon al correu electrònic sospitós) per preguntar-vos si la sol·licitud és vàlida. Els atacants són sofisticats i poden fer que un missatge sembli que provenia del banc o fins i tot del vostre client. I si rebeu un correu electrònic de l’IRS, és sens dubte un intent de pesca, i heu d’enviar el correu electrònic a L’IRS no inicia contacte amb els contribuents per correu electrònic.

La línia de fons

Els formularis W-9 són per a contractistes independents, també anomenats autònoms. És important emplenar el formulari correctament, però només està segur si es tracta del formulari adequat per enviar-lo i la sol·licitud és legítima.