Emplenament del formulari W-9

Si treballes com a contractista independent o contractista independent, la majoria dels vostres clients us han de demanar que empleneu el formulari IR-9 de l’IRS, el número d’identificació i la certificació del contribuent. Aquest formulari ajuda a les empreses a rebre informació clau dels seus proveïdors per tal de preparar devolucions d’informació per a l’IRS. Les empreses han de presentar declaracions d'informació mitjançant el formulari 1099-MISC sempre que paguin a un autònom o a un contractista independent un total de 600 dòlars o més durant l'any (vegeu el propòsit dels formularis 1099 ).

Els vostres clients utilitzaran la informació del vostre W-9 per posar el vostre nom, nom comercial, adreça i número d’identificació del contribuent (TIN) al número 1099-MISC que presenten sobre vosaltres. Us enviaran una còpia de 1099-MISC a l’IRS i una altra còpia a finals de gener, després del final de l’any fiscal.

Altres circumstàncies per a les quals us pot demanar que ompliu un W-9 són:

• determinades transaccions immobiliàries
• interessos hipotecaris pagats
• adquisició o abandó de la propietat garantida
• cancel·lació del deute
• contribucions a un acord individual de jubilació (IRA)

(Per obtenir més informació sobre els seus usos, i quan haureu de preguntar per haver-ne de signar, llegiu L'objectiu del formulari W-9 .)

Instruccions pas a pas

El formulari W-9 és un dels formularis d’IRS més fàcils d’omplir, però si els formularis d’impostos et posen nerviós, no et preocupis. Us dirigirem per la manera adequada de completar-la.

Pas 1: escriviu el nom que apareix a la declaració de l’impost. Fàcil, no?

Pas 2: introduïu el nom de l’empresa o el nom de l’entitat “desconsiderada”, si és diferent del que heu introduït al pas 1. Per exemple, podríeu ser propietat exclusiva, però a efectes de màrqueting, no feu servir el vostre nom personal com a Nom del Negoci; en canvi, esteu "fent negocis com" algun altre nom. Introduïu aquest nom aquí. Pel que fa a la part d’entitat que no es té en compte, si no sabeu què és, és probable que no en sigui una. El tipus d’entitat menyspreada més comú és una societat de responsabilitat limitada d’un sol membre. Les propietats exclusives i les corporacions S mai es classifiquen en entitats menyspreades.

Pas 3: Quin tipus d’entitat empresarial sou per a la classificació tributària federal: propietat exclusiva, associació, corporació C, corporació S, confiança / propietat, societat de responsabilitat limitada o “altra”? Marqueu la casella corresponent. Si no esteu segurs, és probablement una propietat exclusiva, perquè haureu hagut de presentar molts tràmits per convertir-vos en una de les altres entitats.

Pas 4: Exempcions. El més probable és que deixi aquestes caselles en blanc. Aquí hi ha algunes excepcions:

1. Els pagadors que estiguin exempts de retenció de còpia de seguretat, com ara les corporacions (en la majoria dels casos), potser haurien d’introduir un codi a la casella “Exempta de codi de beneficiari”. A les instruccions del formulari W-9 s’enumeren els beneficiaris exempts i els seus codis i els tipus de pagaments per als quals s’han d’utilitzar aquests codis. Les corporacions que emplenin un W-9 per rebre interessos o pagaments de dividends, per exemple, entrarien al codi "5."

2. Els pagadors que estiguin exempts d’informar en virtut de la Llei de compliment d’impostos del compte exterior (FATCA) poden haver d’introduir un codi a la casella “Exempció del codi d’informació FATCA”. Cap de les dues caixes s'aplicarà al contractista independent o autònom típic.

Pas 5: proporcioneu la vostra adreça de carrer, ciutat, estat i codi postal. Què passa si la vostra adreça de casa és diferent de la de la vostra empresa? Quina adreça heu de proporcionar al formulari W-9? Utilitzeu l’adreça que utilitzaràs a la declaració d’impostos. Per exemple, si sou un únic propietari que lloga un espai d’oficines, però feu la declaració d’impostos mitjançant la vostra adreça de casa, introduïu la vostra adreça de casa al formulari W-9 de manera que l’IRS no tindrà problemes per combinar els vostres 1099 amb el vostre formulari 1040. .

Pas 6: En aquest pas opcional, podeu proporcionar el nom i l'adreça del sol·licitant. És possible que vulgueu emplenar aquesta casella per guardar un registre de qui ha proporcionat el vostre número d’identificació fiscal.

Pas 7: L’IRS anomena aquesta secció Part I, que us ha de preguntar quins van ser tots aquells passos que acabeu de realitzar. Aquí, heu d’indicar el número d’identificació fiscal de la vostra empresa, que serà el vostre número individual de Seguretat Social (SSN) si sou una propietat exclusiva o el vostre número d’identificació d’empresari (EIN) si sou un altre tipus d’empresa. Ara, algunes propietats exclusives també tenen EIN, però l'IRS prefereix que els propietaris únics utilitzin els seus SSN al formulari W-9. De nou, en fer-ho, serà més fàcil fer coincidir els 1099 que rebeu amb la declaració de l’impost, que presentareu sota el vostre SSN.

Què passa si la vostra empresa és nova i no té EIN? Encara podeu omplir el formulari W-9. L’IRS diu que hauríeu de sol·licitar el vostre número i escriure “sol·licitat” a l’espai del TIN. Voleu obtenir aquest número el més ràpidament possible perquè, fins que no ho feu, estareu subjectes a la retenció de còpia de seguretat. Podeu sol·licitar una EIN al lloc web de l’IRS. Consulteu les instruccions a continuació per al pas 8, part II, per obtenir més informació sobre la retenció de còpia de seguretat.

Pas 8: A la part II, heu de demostrar la veracitat de tota la vostra informació abans de signar el formulari W-9. Mentir intencionalment en un formulari d’impost pot significar que haurà de pagar una multa o anar a la presó; l’IRS no es molesta. Abans de signar el formulari W-9, aquí teniu les declaracions que heu de certificar que són certes, sota pena de perjuri:

1. El número que apareix en aquest formulari és el meu número d’identificació correcte del contribuent (o estic esperant que em publiqui un número).

Si penséssiu en utilitzar un número d'identificació fiscal robat o emmagatzemat, penseu dues vegades abans de prestar jurament.

2. No estic subjecte a la retenció de còpia de seguretat perquè: (a) Estic exempt de retenció de còpia de seguretat, o (b) el Servei d’Impostos Interns (IRS) no m’ha notificat que estic subjecte a la retenció de còpia de seguretat com a resultat d’una falta d'informació de tots els interessos o dividends o (c) l'IRS m'ha notificat que ja no estic subjecte a retenció de còpia de seguretat.

La majoria dels contribuents estan exemptes de retenció de còpia de seguretat. Si no teniu ni idea de què parla l'IRS aquí, probablement esteu exempts. Si no esteu exempts, l’IRS us ho haurà notificat i l’empresa que us paga haurà de saber-ho perquè ha de retenir l’impost sobre la renda de la vostra paga a una tarifa plana del 28% i enviar-la a l’IRS. Per cert, ara coneixes una altra bona raó per no fer trampes a la declaració d’impostos: potser haureu d’informar-ho a un futur client i això podria fer que l’empresa pensi dues vegades en vosaltres. L’element (c) diu bàsicament que si ningú ha estat sotmès a una retenció de còpia de seguretat, però no ho és ningú.

3. Sóc ciutadà dels Estats Units o una altra persona dels Estats Units.

Si ets un estranger resident, estàs clar. L'IRS també considera que el següent és una "persona nord-americana": una associació, corporació, empresa o associació creada o organitzada als Estats Units o sota les lleis dels Estats Units; una finca domèstica; i una confiança domèstica. Si la vostra empresa és una associació que té un soci estranger, s'apliquen regles especials; llegir-los a les instruccions per formular el formulari W-9. Si no sou un ciutadà dels Estats Units, potser haureu d’omplir el formulari W-8 o el formulari 8233.

4. Els codis (s) FATCA introduïts en aquest formulari (si n’hi ha) que indiquen que estic exempt de la notificació FATCA és correcte.

Probablement no us haureu de preocupar d’això, que té a veure amb la Llei de compliment d’impostos del compte exterior.

Uns quants punts més abans de signar

El formulari W-9 us indica que supereu l’article 2 anterior si l’IRS ha notificat que actualment està sotmès a retenció de còpies de seguretat perquè no heu comunicat tots els interessos i dividends en la vostra declaració d’impostos.

Podeu esbrinar l’article 2 si empleneu el formulari W-9 en relació amb una transacció immobiliària. L’article 2 no s’aplica en aquest cas, de manera que no importa si està subjecte a retenció de còpia de seguretat.

Ara, si llegiu bé la lletra petita de les instruccions del W-9, sembla indicar que la majoria de la gent no està obligada a signar aquest formulari. Generalment només teniu que signar-lo si l’IRS us ha notificat que anteriorment heu proporcionat un TIN incorrecte. Tècniques a part, però, la persona que us ha demanat omplir el formulari W-9, probablement, el considerarà incomplet o no vàlid si no l’heu signat, i sort de intentar convèncer-los d’una altra manera.

Devolució del formulari

Envieu el vostre formulari W-9 completat a l’empresa que us ha demanat omplir-lo. L’ideal seria que ho lliureu en persona per limitar la vostra exposició al robatori d’identitat, però aquest mètode sovint no és pràctic. El correu es considera relativament segur. Si heu d’enviar per correu electrònic el formulari, heu d’encriptar tant el document com el vostre missatge de correu electrònic i comprovar triple si teniu l’adreça de correu electrònic correcta del destinatari abans d’enviar el vostre missatge. Els serveis gratuïts estan disponibles en línia per ajudar-vos a fer-ho, però comproveu-ne la reputació abans de confiar-los en els vostres documents.

La línia de fons

Proporcionar informació precisa sobre el vostre formulari W-9 us ajudarà a que els pagaments que rebeu -o altres transaccions que requereixin aquest formulari- siguin informats adequadament a l’IRS. Si no esteu segurs d’alguns elements, com ara la classificació adequada del vostre negoci, consulteu el vostre comptador o un altre assessor financer.