Sistema d'informació comptable (AIS)
Un sistema d'informació comptable (AIS) consisteix en la recollida, emmagatzematge i processament de dades financeres i comptables que utilitzen els usuaris interns per informar d'informació a inversors, creditors i autoritats fiscals. Generalment és un mètode basat en ordinador per fer el seguiment de l'activitat comptable conjuntament amb els recursos de tecnologia de la informació. Un AIS combina pràctiques de comptabilitat tradicionals, com ara l’ús de principis de comptabilitat generalment acceptats (GAAP), amb recursos moderns de tecnologia de la informació.
Com s’utilitza un sistema d’informació comptable (AIS)
Un sistema d'informació comptable conté diversos elements importants en el cicle comptable. Tot i que la informació continguda en un sistema varia entre les indústries i les grandàries del negoci, un AIS típic inclou dades relatives a ingressos, despeses, informació del client, informació dels empleats i informació tributària. Les dades específiques inclouen informes de comandes i anàlisis de vendes, sol·licituds de compra, factures, registres de xecs, inventari, nòmines, registre, saldo de prova i informació de l'estat financer.
Un sistema d'informació comptable ha de tenir una estructura de base de dades per emmagatzemar informació. Aquesta estructura de base de dades es programa normalment amb un llenguatge de consulta que permet la manipulació de taules i dades. Un AIS disposa de nombrosos camps per introduir dades i per editar dades emmagatzemades prèviament. A més, els sistemes d’informació comptable solen ser plataformes de gran seguretat amb mesures preventives preses contra virus, pirates informàtics i altres fonts externes que intenten recopilar informació. La ciberseguretat és cada cop més important ja que cada cop són més les empreses que emmagatzemen les seves dades de forma electrònica.
Les diverses sortides d’un sistema d’informació comptable exemplifiquen la versatilitat de les seves capacitats de manipulació de dades. Un AIS produeix informes que inclouen informes d’envelliment a cobrar per comptes basats en informació del client, calendaris d’amortització d’immobilitzats i saldos d’assaig per a informes financers. També es poden reproduir llistes de clients, càlculs d’impostos i nivells d’inventari. Tanmateix, les correspondències, memòries o presentacions no s’inclouen a l’AIS perquè aquests articles no estan directament relacionats amb la informació financera o la comptabilitat de la companyia.
Beneficis dels sistemes d'informació comptable
Interfície interdepartamental
Un sistema d’informació comptable s’esforça a la interfície entre diversos departaments. Dins del sistema, el departament de vendes pot pujar el pressupost de vendes. Aquesta informació és utilitzada per l’equip de gestió d’inventaris per realitzar recomptes d’inventaris i material de compra. Després de la compra d’inventari, el sistema pot notificar la nova factura al departament de comptes a pagar. Un AIS també pot compartir informació sobre una nova comanda perquè els departaments de fabricació, enviament i atenció al client tinguin coneixement de la venda.
Controls interns
Una part integral dels sistemes d'informació comptable es relaciona amb controls interns. Es poden situar polítiques i procediments dins del sistema per garantir que es manté la informació sensible del client, venedor i empresa en una empresa. Mitjançant l’ús d’aprovacions d’accés físic, requisits d’inici de sessió, registres d’accés, autoritzacions i segregació de deures, els usuaris només es poden limitar a la informació rellevant necessària per exercir la seva funció empresarial.
Comparació de comptes d'inversió Nom del proveïdor Descripció del anunciant × Les ofertes que apareixen a aquesta taula provenen de col·laboracions per les quals Investopedia rep una compensació.