Targeta de crèdit corporativa
Les targetes de crèdit corporatiu són targetes de crèdit emeses a empleats d’empreses establertes que els permeten cobrar les seves despeses de negocis autoritzades, com ara estades d’hotels i bitllets d’avió, sense haver d’utilitzar la seva pròpia targeta ni diners en efectiu. Aquestes targetes, que també es coneixen com a targetes de crèdit comercials, poden facilitar que els empleats (i els empresaris) gestionin les despeses i molts ofereixen avantatges com freqüents quilòmetres de volant i accés als salons de l’aeroport.
Com funciona una targeta de crèdit corporativa
Les targetes de crèdit corporatives estan dissenyades per satisfer les necessitats de les empreses establertes, generalment aquelles amb ingressos anuals almenys de 4 milions de dòlars, usuaris de targetes més de 15 i càrrecs previstos de 250.000 dòlars o més cada any. Si bé la majoria de les empreses, incloses les propietats exclusives i els DBA, poden obtenir una targeta de crèdit de petita empresa, les targetes corporatives (com el seu nom indica) estan reservades a les corporacions. Això vol dir que l’empresa s’ha d’estructurar i registrar com a empresa S o C per ser elegible.
Els principals emissors de targetes de crèdit, com American Express, Capital One, Citibank, Chase i Wells Fargo, ofereixen targetes de crèdit corporatives. Les targetes s'emeten en funció de la salut financera de l'empresa, no de les finances personals dels propietaris. Els emissors de targetes poden, per exemple, exigir a la companyia disposar de forts beneficis financers, més una bona liquiditat i un bon cash flow.
Els emissors de targetes de crèdit corporatiu solen veure els estats financers auditats recentment de la companyia, detalls sobre l'estructura i l'organització de la companyia, informació sobre impostos (inclòs un identificador fiscal fiscal) i informació de contacte per a un oficial de l'empresa autoritzat a fer negocis en nom de l'empresa. empresa, com ara un propietari, un president o un tresorer.
Compres per emportar
- Les targetes de crèdit corporatiu faciliten la gestió de les despeses per als empleadors i els empleats.
- Les targetes corporatives s’emeten a empreses més grans i establertes i es diferencien de les targetes de visita disponibles per a propietats exclusives i DBA.
- És important que els empleats aprenguin i segueixin les polítiques de targeta de crèdit corporativa de la companyia abans de fer cap càrrec.
- Depenent de la targeta, un empleat o l’empresari serà el responsable de pagar la factura de la targeta de crèdit.
Un empresari pot proporcionar a determinats empleats una targeta corporativa perquè pugui pagar les despeses de negocis aprovades, com ara hotels, menjars, cotxes de lloguer i vols, i també accedeixi en efectiu als caixers automàtics, tot sense utilitzar els seus propis fons ni un avançament de la companyia. El nom de l’empresa figurarà a la targeta, juntament amb el nom de l’empleat com a titular de la targeta designat. La signatura de l'empleat passa a la part posterior de la targeta, tal com ho faria en una targeta de crèdit personal.
Tipus de targetes de crèdit empresarial
Segons el tipus de targeta de crèdit corporativa, l’empleat o l’empresari seran els responsables de pagar la factura de la targeta de crèdit. Amb una targeta de responsabilitat individual, l’empleat és responsable de pagar l’emissor de la targeta de crèdit directament per qualsevol càrrec, a més d’enviar un informe de despeses i obtenir un reemborsament de l’empresari. L’emissor de la targeta de crèdit comprova el crèdit de l’empleat abans de donar-li una targeta, però és un “toc suau” que no afectarà el seu punt de crèdit.
Si es tracta d’una targeta de responsabilitat corporativa, l’empresari paga la factura per les despeses aprovades (tot i que l’empleat pot estar a la pista per pagar l’emissor directament per qualsevol despesa no autoritzada o personal). Atès que l’empresa s’encarrega de pagar la factura, l’emissor de la targeta de crèdit normalment no comprovarà el crèdit de l’empleat, però aquesta persona serà responsable de presentar informes de despeses regulars perquè l’empresa pugui conciliar els estats de la targeta cada mes.
Abans que un empleat utilitzi una targeta de crèdit corporativa, hauria de saber qui és el responsable de pagar la factura cada mes. Si són responsables, haurien de configurar un sistema per assegurar-se que els pagaments siguin puntuals i que tinguin els fons disponibles per cobrir el saldo.
Beneficis d'una targeta de crèdit corporativa
Un avantatge clau de la targeta de crèdit corporativa és que facilita la gestió de despeses, tant per a empleats com per a empresaris. Des d'una perspectiva empresarial, una targeta corporativa permet als empresaris posar límits a la quantitat que poden gastar els titulars de les targetes per transacció, per categoria de despesa o en conjunt. L’empresa també pot controlar on es pot utilitzar una targeta, limitant les compres a comerciants específics, tipus de comerciants i ubicacions.
Des del punt de vista dels empleats, una targeta de responsabilitat corporativa pot suposar un alleujament financer, ja que elimina la necessitat de pagar per endavant les despeses relacionades amb el negoci i esperar reemborsaments. Un altre avantatge és que algunes targetes de crèdit corporatives ofereixen informes electrònics de despeses que reuneixen automàticament els informes de despeses de la companyia amb informació de compra, una característica que facilita la presentació d’informes puntuals i exactes.
Un altre dels avantatges principals és que, segons l'empresari, els titulars de la targeta podran mantenir els beneficis que guanyin mentre utilitzen una targeta de crèdit corporativa. Per exemple, poden obtenir guanys i bescanviar recompenses per un programa de fulls volants o per a un programa de convidats freqüents d'un hotel. Per descomptat, l'empresari pot decidir mantenir les retribucions per compensar els costos corporatius anuals o oferir incentius a empleats amb més rendiment. Tot i així, moltes empreses més grans permeten als empleats obtenir els avantatges dels programes de recompensa ja que, fent-ho, poden millorar la moral dels empleats.
A més dels programes de recompensa, moltes targetes de crèdit corporatives ofereixen avantatges que els viatgers freqüents apreciaran, com ara l’accés als salons de l’aeroport (un gran avantatge si el viatger té una llarga disposició), serveis d’assistència en viatges i emergències, substitució de targetes d’emergència i desemborsament d’efectiu, i les renúncies a danys per col·lisió al lloguer de vehicles. Llegiu la lletra petita de l’acord amb la targeta de crèdit per tal d’entendre com funcionen aquests beneficis. Per activar la cobertura automàtica quan llogueu un cotxe, per exemple, és possible que hàgiu de completar tota la transacció amb la targeta de crèdit coberta i denegar l'exoneració dels danys per col·lisió de l'empresa de lloguer. En cas de dubte, truqueu al número de la part posterior de la targeta.
Polítiques de l'empresa per a targetes de crèdit empresarial
Els empleats han de conèixer les polítiques de la seva empresa sobre les targetes corporatives des del primer moment per evitar que es cometin errors que puguin comportar malsons de comptabilitat, o pitjor. Els titulars de la targeta han de familiaritzar-se amb els requisits generals de despesa i informes de la companyia i esbrinar si tenen límits de despesa aplicables a determinades categories. També és important aprendre sobre les regles específiques del departament o de les posicions. Els executius de la companyia, per exemple, probablement tindran diferents perfils de despesa que, per exemple, de gestió mitjana.
Un cop el titular de la targeta hagi après les polítiques de la seva empresa, s’haurien de complir amb elles. Si utilitzen la seva targeta per comprar alguna cosa que no sigui una despesa empresarial aprovada, pot resultar dolent als ulls del seu empresari, fins i tot si és un error honest. És més, moltes grans empreses tenen un gestor de targetes de viatges i entreteniment en personal que podia auditar les despeses dels empleats en qualsevol moment. És important que els titulars de la targeta utilitzin el sentit comú per decidir si un càrrec que està a punt de fer està relacionat amb el treball al 100%. Si no és així, haurien de posar-la a la seva targeta personal i classificar-la més endavant si tenen dret a un reemborsament total o parcial.
Per evitar malsons en comptabilitat, o pitjor, no barregeu les despeses personals amb les despeses empresarials.
Abans que s’activi una targeta de crèdit corporativa, un empresari pot oferir (o requerir) sessions de formació de targetes de crèdit presencials o en línia dissenyades per ajudar els empleats a aprendre les seves polítiques. A més, un empresari pot publicar i actualitzar les polítiques al seu lloc d'Intranet. Sempre és una bona idea mantenir-se informat, seguir les regles i evitar fer qualsevol cosa que pugui donar lloc a tràmits addicionals o que es consideri un frau. Els titulars de les targetes que tinguin preguntes sobre les polítiques del seu empresari han de contactar amb la persona (o departament) que gestiona el programa.
Consideracions especials per a targetes de crèdit empresarial
A més de comprendre i seguir les polítiques de l'empresa sobre els límits de despesa, els tipus de despeses que es permeten i la manera de gestionar els informes de despeses, és important que els empleats siguin conscients que si ells –i no el seu empresari- són els responsables de pagar la factura de la targeta de crèdit, la puntuació de crèdit podria disminuir si es queden enrere en els pagaments. AmEx, per exemple, informa de comptes a una oficina de crèdit si el compte transcorre en 180 dies. És una bona idea configurar una alerta de correu electrònic com a recordatori de quan s'hagin de fer aquests pagaments.
Igual que qualsevol targeta de crèdit, els empleats han de tractar amb cura la seva targeta de crèdit corporativa i guardar-la en un lloc segur per evitar robatoris o pèrdues. Si es perd o es roba una targeta, s’haurà d’informar tan aviat com sigui possible per cancel·lar-la i substituir-la.