Introducció als sistemes d'informació comptable - AIS

Un sistema d'informació comptable (AIS) és una estructura que una empresa utilitza per recopilar, emmagatzemar, gestionar, processar, recuperar i informar de les seves dades financeres perquè pugui ser utilitzada per comptables, consultors, analistes comercials, gerents, caps financers (CFO), auditors, reguladors i agències fiscals.

Els comptables especialitzats que treballen en profunditat treballen amb AIS per assegurar el màxim nivell de precisió en les transaccions financeres i el manteniment de registres d’una empresa, a més de posar fàcilment a disposició de les dades financeres aquells que necessiten legítimament accés, tot mantenint les dades intactes i segures. .

Els sistemes d'informació comptable consisteixen generalment en sis components principals: persones, procediments i instruccions, dades, programari, infraestructures de tecnologia de la informació i controls interns. Analitzem detalladament cada component.

Introducció als sistemes d'informació comptable

1. AIS Persones

Els usuaris d’un AIS són simplement els usuaris del sistema. Els professionals que poden necessitar utilitzar l'AIS d'una organització inclouen comptables, consultors, analistes empresarials, gerents, caps financers i auditors. Un AIS ajuda els diferents departaments d'una empresa a treballar junts.

Per exemple, la direcció pot establir objectius de vendes per als quals el personal pot ordenar la quantitat adequada d’inventari. L’ordre d’inventari notifica al departament de comptabilitat un nou pagament. Quan es realitzen vendes, els venedors poden ingressar les comandes del client, la comptabilitat pot facturar els clients, el magatzem pot muntar la comanda, el departament d'enviament pot enviar-la i el departament de comptabilitat rep una nova recepció. El departament d’atenció al client pot fer un seguiment dels enviaments al client i el sistema pot crear informes de vendes per a la seva gestió. Els gestors també poden veure despeses d’inventari, despeses d’enviament, costos de fabricació, etc.

Amb un AIS ben dissenyat, tots els membres d’una organització autoritzada per accedir al mateix sistema i obtenir la mateixa informació. Un AIS també simplifica obtenir informació a persones alienes a l'organització, quan sigui necessari.

Per exemple, els consultors podrien utilitzar la informació d’un AIS per analitzar l’eficàcia de l’estructura de preus de l’empresa si es consulten dades de costos, dades de vendes i ingressos. Així mateix, els auditors poden utilitzar les dades per avaluar els controls interns, la seva situació financera i el compliment de la Llei Sarbanes-Oxley (SOX).

L’AIS ha d’estar dissenyat per satisfer les necessitats de les persones que l’utilitzaran. El sistema també ha de ser fàcil d’utilitzar i hauria de millorar, no dificultar l’eficiència.

2. Procediments i instruccions

El procediment i les instruccions d’un AIS són els mètodes que utilitza per recollir, emmagatzemar, recuperar i processar dades. Aquests mètodes són tant manuals com automatitzats. Les dades poden provenir tant de fonts internes (per exemple, empleats) com de fonts externes (per exemple, comandes en línia dels clients). Els procediments i les instruccions es codificaran en el programari AIS; també s’han de “codificar” als empleats mitjançant documentació i formació. Per ser eficaç, s’han de seguir els procediments i les instruccions de forma coherent.

3. Dades d’AIS

Per emmagatzemar informació, un AIS ha de tenir una estructura de bases de dades, com ara un llenguatge de consulta estructurada (SQL), un llenguatge informàtic habitualment utilitzat per a bases de dades. L’AIS també necessitarà diverses pantalles d’entrada per als diferents tipus d’usuaris del sistema i entrada de dades, així com diferents formats de sortida per satisfer les necessitats de diferents usuaris i diversos tipus d’informació.

Les dades contingudes en un AIS són tota la informació financera rellevant per a les pràctiques comercials de l’organització. Les dades empresarials que afectin les finances de l’empresa haurien d’entrar en un AIS.

El tipus de dades inclòs en un AIS dependrà de la naturalesa del negoci, però pot consistir en:

• comandes de venda
• estats de facturació de clients
• informes d’anàlisi de vendes
• requisits de compra
• factures del venedor
• consultar registres
• llibre major
• dades d'inventari
• informació sobre nòmines
• horari
• informació fiscal

Aquestes dades es poden utilitzar per preparar estats i informes de comptabilitat, com ara envelliment a cobrar, programes d'amortització / amortització, saldo de prova, resultats i pèrdues, etc. Tenir totes aquestes dades en un sol lloc (a l’AIS) facilita la conservació, l’informació, l’anàlisi, l’auditoria i la presa de decisions de les empreses. Perquè les dades siguin útils, han de ser completes, correctes i rellevants.

D'altra banda, els exemples de dades que no entrarien en un AIS inclouen memòries, correspondència, presentacions i manuals. Aquests documents podrien tenir una relació tangencial amb les finances de l'empresa, però, excepte les notes a peu de pàgina estàndard, no formen part realment de la comptabilitat financera de l'empresa.

4. Programari AIS

El component de programari d’un AIS són els programes informàtics utilitzats per emmagatzemar, recuperar, processar i analitzar les dades financeres de l’empresa. Abans hi havia ordinadors, l'AIS era un sistema manual basat en paper, però avui en dia, la majoria de les empreses utilitzen el programari informàtic com a base de l'AIS. Les petites empreses poden utilitzar els llibres ràpids d’Intuit o la comptabilitat Sage 50, però n’hi ha d’altres. Les empreses petites i mitjanes poden utilitzar SAP Business Business. Les empreses mitjanes i grans poden fer servir Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 de Sage Group o MAS 200, Oracle’s PeopleSoft o Epicor Financial Management.

La qualitat, la fiabilitat i la seguretat són components clau del programari AIS eficaç. Els gestors es basen en la informació que emet per prendre decisions per a l'empresa i necessiten informació d'alta qualitat per prendre decisions sòlides.

Els programes de programari AIS es poden personalitzar per satisfer les necessitats úniques dels diferents tipus de negocis. Si un programa existent no compleix les necessitats d'una empresa, el programari també es pot desenvolupar a casa amb aportació substancial dels usuaris finals o pot ser desenvolupat per una empresa de tercers específicament per a l'organització. El sistema fins i tot es podria subcontractar a una empresa especialitzada.

Per a les empreses de comerç públic, independentment de quin sigui el programa de programari i les opcions de personalització que triï el negoci, la normativa Sarbanes-Oxley dictaminarà fins a cert punt l'estructura de l'AIS. Això passa perquè les regulacions SOX estableixen controls interns i procediments d’auditoria que han de complir les empreses públiques.

5. Infraestructura informàtica

La infraestructura de tecnologia de la informació és només un nom fantàstic per al maquinari utilitzat per operar el sistema d'informació comptable. La majoria d’aquests elements de maquinari que un negoci hauria de tenir de totes maneres, inclosos ordinadors, dispositius mòbils, servidors, impressores, protectors de sobretensió, encaminadors, suports d’emmagatzematge i, possiblement, una font d’energia de còpia de seguretat. A més del cost, els factors a tenir en compte en la selecció del maquinari inclouen la velocitat, la capacitat d’emmagatzematge i si es pot ampliar i millorar.

Potser el més important, el maquinari seleccionat per a AIS ha de ser compatible amb el programari previst. L’ideal seria que no només fos compatible, sinó òptim: un sistema maldestre serà molt menys útil que un de ràpid. Una de les formes en què les empreses poden complir fàcilment els requisits de compatibilitat de maquinari i programari és mitjançant la compra d’un sistema clau en mà que inclou tant el maquinari com el programari que necessita el negoci. L’adquisició d’un sistema clau en mà significa que, teòricament, el negoci obtindrà una combinació òptima de maquinari i programari per al seu AIS.

Un bon AIS també ha d’incloure un pla de manteniment, servei, substitució i actualització de components del sistema de maquinari, així com un pla d’eliminació de maquinari trencat i desactualitzat de manera que es destrueixin les dades sensibles.

6. Controls interns

Els controls interns d’un AIS són les mesures de seguretat que conté per protegir les dades sensibles. Aquests poden ser tan simples com contrasenyes o tan complexos com la identificació biomètrica. Un AIS ha de tenir controls interns per protegir-se contra l’accés a l’ordinador no autoritzat i limitar l’accés als usuaris autoritzats, que inclou alguns usuaris de l’empresa. També ha d’evitar l’accés als fitxers no autoritzats per part de persones que tinguin accés només a algunes parts del sistema.

Un AIS conté informació confidencial que pertany no només a l'empresa sinó també als seus empleats i clients. Aquestes dades poden incloure números de Seguretat Social, informació salarial, números de targeta de crèdit, etc. Totes les dades d’un AIS s’han de xifrar i l’accés al sistema s’ha de registrar i comprovar. L’activitat del sistema també ha de ser traçable.

Un AIS també necessita controls interns que el protegeixin de virus informàtics, pirates informàtics i altres amenaces internes i externes a la seguretat de la xarxa. També ha de protegir-se dels desastres naturals i els sobreeiximents de potència que puguin causar pèrdues de dades.

Com funciona un AIS a la vida real

Hem vist com un AIS ben dissenyat permet que un negoci funcioni diàriament o dificulta el seu funcionament si el sistema està mal dissenyat. El tercer ús d’un AIS és que, quan una empresa té problemes, les dades del seu AIS es poden utilitzar per descobrir la història del que va passar malament.

Els casos de WorldCom i Lehman Brothers proporcionen dos exemples.

El 2002, els auditors interns de WorldCom, Eugene Morse i Cynthia Cooper, van utilitzar l'AIS de la companyia per descobrir 4.000 milions de dòlars en assignació de despeses fraudulentes i altres entrades de comptabilitat. La investigació va donar lloc a l’acabament del CFO Scott Sullivan, així com a una nova legislació, l’article 404 de la Llei de Sarbanes-Oxley, que regula els controls i els procediments financers interns de les empreses.

A l’hora d’investigar les causes del col·lapse de Lehman, la revisió del seu AIS i d’altres sistemes de dades va ser un component clau, juntament amb la recollida i revisió de documents, a més d’entrevistes a testimonis. La recerca de les causes del fracàs de la companyia "va requerir una investigació i revisió exhaustiva del sistema operatiu, de negociació, de valoració, de finançament, de comptabilitat i altres dades de Lehman", segons l'informe de l'examinador de nou volums de 2.200 pàgines.

Els sistemes de Lehman proporcionen un exemple de com no s’ha d’estructurar un AIS. L’informe de l’examinador Anton R. Valukas afirma: "En el moment de la presentació de la seva fallida, Lehman mantenia un patchwork de més de 2.600 sistemes i aplicacions de programari ... Molts dels sistemes de Lehman eren arcans, obsolets o no estàndard".

L’examinador va decidir centrar els seus esforços en els 96 sistemes que semblaven més rellevants. Aquest examen requeria formació, estudi i assaig i error només per aprendre a utilitzar els sistemes.

L'informe de Valukas també va assenyalar que "els sistemes de Lehman eren altament interdependents, però les seves relacions eren difícils de desxifrar i no estaven ben documentades. Va fer un esforç extraordinari per desenganxar aquests sistemes per obtenir la informació necessària".

(A més, consulteu Estudi de cas: el col·lapse de Lehman Brothers. )

La línia de fons

Els sis components d’un AIS treballen conjuntament per ajudar els empleats clau a recollir, emmagatzemar, gestionar, processar, recuperar i informar de les seves dades financeres. Disposar d’un sistema d’informació comptable ben desenvolupat i mantingut que sigui eficaç i precís és un component indispensable d’un negoci amb èxit.

(Obteniu informació sobre com podeu obtenir un lloc de treball en aquest camp; consulteu la Guia per a les carreres dels sistemes d'informació comptable .)