Petty Cash
Un fons de caixa petit és una petita quantitat d’efectiu que es manté a l’abast per pagar despeses menors, com ara material d’oficina o reemborsaments. Un fons en metàl·lic experimentarà una conciliació periòdica, i les transaccions també es registren als estats financers. Hi hauria un fons petit en efectiu, que pot ser un calaix o caixa, a cada departament per a les corporacions més grans.
Compres per emportar
- Petty cash o el fons de petit cash és una quantitat petita d’efectiu a mà que s’utilitza per pagar despeses massa petites per merèixer l’escriptura d’un xec.
- A cada departament hi podria haver un petit calaix o caixa de caixa per a corporacions més grans.
- Es pot utilitzar un fons petit en efectiu per a material d’oficina, targetes per a clients, flors, pagar un dinar atès per als empleats o reemborsar els empleats per les despeses.
Comprensió dels diners en efectiu
Les transaccions en efectiu petit proporcionen comoditat per a petites transaccions per les quals l'emissió d'un xec és raonable o inacceptable. La petita quantitat d’efectiu que una empresa considera petita variarà, i moltes empreses mantindran entre 50 i 200 dòlars com a fons de caixa. Entre els exemples de transaccions que s'utilitza un fons de caixa petit, destaquen:
- Material d'oficina
- Targetes per als clients
- Flors
- Pagament d’un dinar atès per a un grup reduït d’empleats
- Reemborsar un empleat per petites despeses relacionades amb la feina
Es designen custodis del fons en efectiu petit per supervisar el fons. Les tasques de custòdia generalment inclouen fer complir les normes i reglaments de caixa, sol·licitar reposicions i distribuir fons.
Consideracions especials
El fons en efectiu petit es concilia periòdicament per verificar que el saldo del fons sigui correcte. Normalment, a mesura que el saldo de la caixa baixa a un nivell preestablert, el custodi sol·licita efectius addicionals del caixer. En aquest moment, es calcula el total de les entrades per garantir que coincideix amb els fons desemborsats del calaix de la caixa. Si es necessiten fons nous, el caixer escriu un nou xec per finançar el calaix de caixa i pren, a canvi, els rebuts de les compres que van esgotar els efectius.
El procés de conciliació garanteix que el saldo restant del fons és igual a la diferència entre el saldo original menys els càrrecs detallats en els rebuts i les factures. Si el saldo restant és inferior al que hauria de ser, hi ha una escassetat. Si el saldo restant és superior al que hauria de ser, hi ha un ou. Tot i que hi pot haver diferències menors, quan es desequilibri, s’ha d’identificar i corregir la font de la discrepància.
El Servei d’Ingressos Interns (IRS) recomana presentar els bonics de caixa i adjuntar-los als rebuts per registrar i documentar les despeses en efectiu petites.
Requisits per al petit cost
L’ús d’un fons petit d’efectiu evita els determinats controls interns. La disponibilitat d’efectiu petit no vol dir que es pugui accedir a qualsevol propòsit i a qualsevol persona. Moltes empreses utilitzen estrictes controls interns per gestionar el fons. Sovint, les persones limitades estan autoritzades a aprovar desemborsaments i només poden fer-ho amb despeses relacionades amb activitats o operacions legítimes de l’empresa.
Es pot assignar un caixer petit que emeti el xec per finançar el calaix de caixa i fer les entrades de comptabilitat adequades. El custodi de la caixa és l'encarregat de distribuir els diners en efectiu i de cobrar els rebuts de totes les compres o dels usos dels fons. A mesura que el total de la caixa decau disminueix, els rebuts haurien d’augmentar-se i relacionar-se amb l’import total retirat.
En tenir un caixer petit en caixa i un custodi petit, el doble procés ajuda a mantenir els fons segurs i a assegurar-se que només els autoritzats hi tenen accés.
Gravació Petita efectiva
Quan s'està utilitzant un fons de caixa petit, es continuen registrant transaccions en efectiu en comptes financers. No es fan entrades a les revistes de comptabilitat quan es fan compres amb diners en efectiu petit, només quan el custodi necessita més diners –i a canvi dels rebuts rep fons nous– es registren les entrades de la revista. L’entrada del diari per donar més efectiu al custodi és un dèbit al fons de caixa i un crèdit en efectiu.
Si hi ha una escassetat o un excés, es registra una entrada a la línia de diari a un compte sobre / curt. Si s'ha acabat el fons de caixa, es registra un crèdit per representar un benefici. Si el fons de caixa petit és curt, es registra un dèbit que representa una pèrdua. El compte excessiu o curt s’utilitza per forçar el balanç del fons a partir de la reconciliació.
Comparació de comptes d'inversió Nom del proveïdor Descripció del anunciant × Les ofertes que apareixen a aquesta taula provenen de col·laboracions per les quals Investopedia rep una compensació.