Com omplir un formulari I-9 (pas a pas)

Quan contracteu un nou empleat, heu de verificar que la persona sigui legalment elegible per treballar als Estats Units. Un cop feta l’oferta de feina (però no abans), el nou empleat ha de demostrar la seva elegibilitat per treballar als Estats Units completant el formulari I-9, Verificació d’elegibilitat laboral.

Com a empresari és responsabilitat vostra veure que aquest empleat i vosaltres l'empleneu aquest formulari dels serveis de ciutadania i immigració dels Estats Units. Conserveu el formulari amb els vostres altres registres laborals; no el presenteu al govern.

(Per obtenir més informació sobre les responsabilitats dels empresaris a l’hora de contractar, vegeu "8 coses que els empresaris no es poden demanar".)

Emplenament d'un formulari I-9

El formulari I-9 està dissenyat per obtenir informació de nous empleats que demostrin la seva elegibilitat per treballar legalment als Estats Units. Cap treballador està exempt d’haver d’omplir el formulari.

El formulari I-9 està format per tres parts:

1. Primera part: Per a l'empleat, establint identitat

Aquesta part del formulari l’omple l’empleat. Inclou informació com el nom complet, l'adreça, la data de naixement de l'empleat, el número de Seguretat Social (si escau), l'adreça de correu electrònic i el número de telèfon (l'adreça de correu electrònic i el número de telèfon són opcionals).

Aquesta part també s'utilitza per demostrar, sota pena de falsedat, que la persona és legalment elegible per treballar als Estats Units perquè és:

• Un ciutadà
• Un nacional no resident als Estats Units
• Un resident permanent legal
• Un estranger autoritzat a treballar als EUA L’empleat ha d’introduir la data de caducitat d’aquesta autorització, si s’escau.

Un empleat estranger i autoritzat a treballar ha d'introduir el número de registre d'aliens (un "número A" que és un número únic de 7-, 8 o 9 dígits assignat a un alienígena) o el número d'admissió del formulari I-94. .

L’empleat ha de signar el formulari i datar-lo. Les declaracions falses poden derivar en multes i / o empresonament.

És possible que alguns empleats necessitin assistència per completar la part del formulari. Si l’empleat és menor d’edat o discapacitat (o necessita traducció), la persona que ajuda a l’emplenament del formulari (preparador i / o traductor) també ha d’indicar el seu nom i adreça, així com signar el formulari (també sota pena) de perjuri).

2. Part II: Per a l'empresari, revisar els documents de l'empleat

Aquesta part del formulari l’omple l’empresari. Descriu els documents que l'empresari ha revisat per verificar la elegibilitat laboral. L'empresari hauria de fer aquesta acció dins dels tres dies següents al primer dia de treball. L'empresari pot, però no és obligatori, crear una còpia del document (s) presentat.

Hi ha tres llistes de documents que es poden utilitzar. El tipus de documents utilitzats dicta la part de la part II que l'empresari ha de completar.

Llista A: Els documents d’aquesta llista estableixen tant la identitat de l’empleat com l’autorització d’ocupació. L'empleat només ha de presentar un dels formularis següents per satisfer el requisit del document:

• Passaport dels EUA (o codi de passaport dels EUA)
• Targeta de resident permanent (“targeta verda”) o targeta de recepció de registre d’estranger (tècnicament, la targeta verda és el formulari I-551)
• Passaport estranger amb segell I-551 temporal
• Document d’autorització laboral que conté una fotografia (Formulari I-766)
• Per a un estranger no immigrant autoritzat a treballar: un passaport estranger i el formulari I-94 (o 94A) i una aprovació de la condició de no immigrant de l'estranger mentre no hagi caducat
• Passaport dels Estats Federats de Micronèsia, República de les Illes Marshall

Llista B: Els documents d’aquesta llista mostren la identitat de l’empleat. Si un empleat no té un document de la llista A, haurà de produir un document de la llista B, més un document de la llista C (a continuació).

• Llicència de conduir o targeta d’identificació emesa per un estat (sempre que contingui una identificació fotogràfica i altra informació personal)
• Identificació escolar amb una fotografia
• Targeta de registre del votant
• Targeta militar o projecte de registre militar dels Estats Units
• DNI de la dependència militar
• Targeta comercial de la guarda costera nord-americana
• Document tribal nadiu americà
• Llicència de conduir emesa per una autoritat del govern canadenc

Per als menors (menors de 18 anys) que no puguin produir cap dels documents de la llista B, els documents alternatius que són acceptables per demostrar la identitat de l’empleat inclouen un registre escolar o una targeta d’informe; client, metge o registre hospitalari; o un registre d’escola bressol o guarderia.

Llista C: Aquest document estableix l'autorització de l'empleat per treballar als Estats Units. De nou, si l’empleat no pot produir un document de la llista A, ell n’ha de produir un de la llista B i un de la llista C.

• Targeta de número de compte de la Seguretat Social (tret que la targeta digui: no és vàlida per a l'ocupació, vàlida només per a treballs amb autorització INS, o vàlida només per a treball amb autorització DHS)
• Certificació de naixement a l'estranger emesa pel Departament d'Estat (formulari FS-545)
• Certificació de l'informe de naixement emès pel Departament d'Estat (Formulari DS-1350)
• Original o còpia certificada d’un certificat de naixement emès per un estat, comtat, autoritat municipal o territori dels EUA que té un segell oficial
• Document tribal nadiu americà
• Targeta d'identitat ciutadana nord-americana (Formulari I-197)
• Targeta d'identificació per a l'ús de ciutadà resident als Estats Units (Formulari I-179)
• Document d’autorització laboral emès pel Departament de Seguretat Interior

Igual que en el cas de l’empleat, els empresaris han de declarar sota pena de perjuri que han revisat els documents necessaris, creuen que són genuïns i creuen que, al màxim del seu coneixement, que l’empleat està autoritzat a treballar als EUA a més de signar la a la secció de certificació, l’empresari ha d’anotar el primer dia de treball de l’empleat així com una altra informació d’empresari (el nom de l’empresa, el títol de la persona que signa el formulari i l’adreça de l’empresa).

3. Part III: Per a l'empresari, quan re-contracti

Aquesta part del formulari també l’omple l’empresari, però només s’utilitza en el cas de tornar a verificar quan es torni a contractar un empleat. Si un empleat es contracta en un termini de tres anys a partir de la data de l’I-9 original, l’empresari pot optar per completar aquesta secció o un nou I-9.

Si és necessari completar aquesta part, l'empresari només es relaciona el nom de l'empleat (o nom nou si l'empleat ha tingut un canvi de nom) i la data de la seva contractació. Si l’autorització prèvia d’ocupació caducava, però ara s’ha ampliat, introduïu informació sobre el document que estableix aquesta autorització (títol del document, número i data de caducitat de l’autorització laboral nova).

Com en el cas de la resta de parts, l’empleat ha de signar sota pena de perjuri que creu que el document presentat és genuí i que l’empleat està autoritzat a treballar als Estats Units.

La línia de fons

Els empresaris han de conservar la I-9 durant els tres anys posteriors a la data de contractació o un any després que finalitzi l’ocupació. De tant en tant, el govern federal pot examinar els vostres registres d’ocupació. Si no produïu I-9, podeu estar sotmès a sancions civils i / o penals. Trobeu més informació sobre la I-9 al "Manual per als empresaris: instruccions per completar el formulari I-9". Per a més preguntes sobre la I-9, també podeu consultar amb un advocat de dret laboral.

(Els propietaris d’empreses també poden estar interessats en "Emplenar formularis 1099" i "Completar el formulari 4562, pas a pas")