Consells sobre gestió del temps per a professionals financers

El món de les finances ha evolucionat cap a un lloc de treball altament competitiu. Tot i que només hi ha 24 hores en un sol dia, com diu la dita, el temps és diners. Per tant, una gestió eficaç del temps és un avantatge competitiu per a qualsevol professional de les finances que vulgui ser més productiu i augmentar el temps de qualitat fora de la feina.

Tot i això, hi ha moltes distraccions que poden mantenir-se en el treball més temps del necessari. Seguiu per obtenir informació sobre alguns d'aquests rentadors de temps comuns i obtenir informació sobre diversos consells sobre gestió del temps que us permetran fer més treballs en menys temps.

El forat negre

Hi ha diverses rentadores horàries que poden absorbir la productivitat. Per exemple, els professionals de les finances són perpetuament temptats de fer tasques múltiples. Suposem que ets assessor i, entre les 8:30 i les 10 del matí d’un dimecres al matí, aconsegueixes el següent:

• Treballes en un full de càlcul,
• Però deixi de ser interromput per dos nous missatges de correu electrònic,
• A continuació, envieu sis missatges de correu electrònic seguits,
• Seguit consultant les fotos del casament d’un amic universitari a Instagram,
• A continuació, accepteu una invitació de sortida social de l'empresa mitjançant un missatge Slack,
• Abans de realitzar dues trucades inesperades de clients potencials i
• Finalment, es veu obligat a penjar-se bruscament quan el seu directiu s’atura per recordar-vos que arribeu cinc minuts tard a la reunió del personal.

Us sembla un matí típic? En cas afirmatiu, i en particular si treballes en un entorn corporatiu tancat com una empresa de capital privat o un banc d’inversions, és probable que estigui en el nivell de millor rendiment en comparació amb els seus companys.

D’aquí a cinc o deu anys, ningú no et recordarà, ni es preocuparà ni l’impulsarà per tota la feina que heu realitzat. Al món li hagués importat si Thomas Jefferson acabés un munt de paper però mai ajudés a redactar la Declaració d’Independència? El mateix passa en el vostre treball: l'organització valora el treball i les obres mestres necessàries, no les feines ocupades.

Planificació

Cada diumenge a la tarda, finalitzeu la vostra llista de "tasques" de la propera setmana, preferiblement mitjançant una aplicació o servei web que es sincronitzi a tots els vostres dispositius. Subratlleu els elements que són absolutament crítics per al vostre èxit de treball i de la vostra vida personal. Les que no destaquen són probablement coses que podeu delegar, retardar o evitar del tot.

En matèria financera, els lliuraments crítics inclouen informes o investigacions que han de ser precises i enviats abans de la data límit. La vostra organització serveix millor si es concentra a millorar la qualitat d’aquests informes, a diferència de fer un treball digne de manera que pugueu alliberar temps per a articles que no siguin claus (com respondre correus electrònics de baixa prioritat o participar en molt de temps. reunió enllaçada).

De la mateixa manera, deu minuts abans de deixar la feina cada dia, acaba d’enumerar els articles d’acció del dia següent i numera’ls per ordre d’importància i prioritat. De nou, pregunta’t contínuament totes les coses que no necessites realment, les coses que no compleixen un determinat llindar de productivitat.

(A més, consulteu Cerca el vostre nínxol a la indústria financera.)

Multitasca

L’èxit en les finances es redueix en la capacitat de contribuir sempre amb els lliuraments crítics i immediats. En quins punts i dades crucials es basen els vostres gestors financers? Què podeu aportar per ajudar a la vostra organització i / o als vostres clients a guanyar? Implica la presentació oportuna d’un informe d’auditoria, càlculs precisos del valor present net d’un projecte proposat o assegurant que les fórmules d’Excel condueixen a un total total d’agregats?

Al final del dia, a ningú li importa tots els correus electrònics que vau intercanviar, les reunions del club social que vau assistir o l’arxiu cronològic de carpetes al vostre gabinet. La multitasca impedeix constantment que les persones donin el millor de les poques qüestions crítiques que els empresaris esperen realment d’ells.

Feu primer els articles d’acció importants, difícils, urgents i de major valor. L’èxit en les finances pot implicar una senzillesa en els mètodes d’aproximació a les vostres tasques. Això pot semblar brutalment senzill per al recent graduat ben llegit i no iniciat, però feu una cosa alhora i no us atureu fins que no s'hagi completat. Si les tasques es relacionen amb un projecte a llarg termini, talleu-ho a les fites a curt termini i finalitzeu-lo amb antelació. Com va dir Henry Ford, "Res és especialment difícil si es divideix en feines petites". Fer les coses del principi a l’eliminació elimina ineficiències costoses perquè evitareu haver de tornar a començar i calibrar constantment en diferents articles no relacionats.

Si dediqueu tres hores a la setmana a tasques inútils, això suposa aproximadament 150 hores anuals. El vostre associat, a uns quants escriptoris, que és més eficient i posa més de 150 hores anuals, és probable que gaudeixi d’unes quantes promocions i augments salarials que d’altres no obtinguessin.

(Exploreu els tipus de treballs del sector financer amb Opcions de carrera financera per a professionals.)

Safata d'entrada

La vostra safata d’entrada és una gran rentadora d’hora. Si la majoria dels vostres correus electrònics són irrellevants per a les tasques immediates que teniu a la vostra disposició, aleshores esteu omplint esporàdicament el vostre dia amb informació sobre les escombraries.

Per evitar-ho:

• Configureu les hores predeterminades per comprovar el vostre correu electrònic i comproveu la safata d'entrada no més de tres o quatre vegades al dia.
• Creeu una carpeta posterior a les hores per als correus electrònics als quals heu d’accedir, però que no són urgents. Aquesta carpeta us és especialment útil per tornar a les peticions importants que poden esperar uns dies laborables abans de rebre una resposta.
• Envia només els correus electrònics més crítics durant la jornada laboral. Tot i que és important mantenir-se al dia del grup, una part important del vostre temps pot perdre's per companys inexperts o menys disciplinats que inunden la vostra safata d'entrada amb missatges irrellevants. Podeu reduir aquests tipus de missatges de correu electrònic per no respondre als que no estan relacionats amb el treball.
• Buideu la safata d'entrada abans de deixar la feina. Podeu aconseguir-ho creant carpetes relacionades amb el projecte en què podeu aparcar correus electrònics relacionats amb problemes concrets. Mantenir la safata d’entrada buida estalvia temps i elimina els missatges que no siguin bàsics de la vostra atenció. Si hi ha articles que necessiten absolutament atenció en les properes hores o l'endemà, introduïu-los en una carpeta urgent.

Altres consells per estalviar temps

Fes un seguiment de la quantitat de temps que perds realment

Creeu un full de càlcul senzill que us permeti introduir el temps que heu malgastat per qüestions trivials. Feu això diàriament. A mesura que es desenvolupi i es mantingui aquest hàbit, s’estarà entrenant a reconèixer assumptes poc importants a l’hora de trobar-los.

Processa només els documents en paper una vegada

Un cop processats, els podeu arxivar, enviar o desfer.

Missatge directe els vostres companys

Caminar per la vostra oficina o entre departaments us pot costar unes hores setmanals, i sabem el cost que suposa anualment. Tret que sigui una qüestió important o complicada, l'ús de missatges directes mitjançant un sistema de missatgeria corporatiu o un servei web aprovat sol ser una manera més eficient d'obtenir respostes ràpidament a diverses preguntes.

Saber on es troba tot en un moment determinat

Inclou informació tant electrònica com en paper. Si valoreu el vostre temps, no el perdis buscant coses.

Separeu les tasques en quatre categories:

1. Urgents i importants, com els informes financers i comptables amb terminis estrictes i apropats.

2. No és urgent i important, com ara treballar en xarxa dins del grup de finançament, classes de formació, etc.

3. Urgent i poc important, com ara missatges esporàdics de la safata d'entrada i "registra't les dates previstes" a les reunions del club.

4. No és urgent i poc important (com ara converses de deu minuts per part de la màquina expenedora, comprovar el futbol de fantasia, etc.

(Evidentment, hauríeu de passar la major part del dia possible a la primera categoria.)

Delegat, delegat, delegat

Això és el que us separarà del pack a mesura que aneu a l’altura de l’organització. Gestioneu tasques que només podeu executar. A mesura que perfeccioneu les vostres habilitats de gestió del temps, tindreu ben aviat informes directes. Assigneu tasques que no us cal manejar tant com sigui possible. Només heu de fer les coses que requereixen absolutament la vostra atenció o expertesa.

No gestioneu la vostra personalitat

Els professionals de les finances han de tenir habilitats en la gestió del temps, però també haurien de tenir relacions i bona voluntat amb els col·legues interns i la comunitat externa. Centrar-se exclusivament en el temps pot fer que aparegui abrasiu, cosa que permetrà a moltes persones quan estiguin al vostre voltant, inclòs en els contextos de desenvolupament social i empresarial. Si no esteu atents, anireu pensant que sou el gurú de la gestió del temps, però no coneixereu totalment el segell de la "idiota social" al front.

Les habilitats de comunicació, lideratge i desenvolupament de negocis són tan importants com les habilitats de gestió del temps. A mesura que els professionals de les finances es desenvolupen en la seva carrera professional, les competències de gestió del temps ja no seran suficients per ajudar-los a assolir el següent nivell (és a dir, el nivell executiu).

La línia de fons

Si valoreu la vostra vida, valoreu el vostre temps. La vida laboral és un subcomponent de la imatge més gran de la vostra vida: el nivell de contribució i servei que pot proporcionar a altres persones depèn de la vostra capacitat per aprofitar al màxim la quantitat més limitada de temps que us haureu assignat. Recordeu-ho: són les coses importants que el vostre empresari espera que lliureu a aquest compte. Al vostre empresari no li importarà gaire res, ni a vosaltres.

(Per a més informació, llegiu Eficiència financera: la guia de l'analista per a la gestió del temps.)