Compleixes ERISA? Seguiu aquesta llista de verificació

Moltes empreses ofereixen algun tipus de pla de jubilació qualificat i, per la seva banda, entren dins de les directrius de govern de la Llei de seguretat de la renda de jubilats dels empleats de 1974 (ERISA). ERISA estableix directrius i estàndards mínims dissenyats per protegir els empleats d’empreses del sector privat que participen en plans de prestacions de jubilació i assistència. Les empreses que administren un pla de jubilació qualificat que no compleixin plenament ERISA podrien ser objecte de sancions costoses.

Si el vostre pla de jubilació dels empleats proporciona una renda de jubilació futura o permet als empleats ajornar els ingressos per a la seva jubilació, es tracta d’un pla ERISA. Com a empresari que proporciona aquests avantatges del pla ERISA, també és considerat que ERISA és un fiduciari anomenat que assumeix la responsabilitat d’administrar aquests plans i, de la mateixa manera, l’obligació de responsabilitat en cas que els seus plans no compleixin les directrius i normes establertes per ERISA.

Compliment de ERISA

El compliment dels requisits de compliment ERISA no ha de ser massa pesat. Si bé hi ha molts requisits, un bon administrador de tercers (TPA) pot suportar una gran part de la càrrega. Molts dels requisits es basen en el calendari i requereixen la presentació de formularis en terminis específics. Aquestes dates de termini formen una llista de comprovació que pot ser gestionada per un TPA o una persona del personal de recursos humans. S’han de complir altres requisits de manera ad hoc segons ho determinin les circumstàncies.

Llista de comprovació del calendari ERISA

Administrar plans 401 (k) implica realitzar algunes tasques de compliment ERISA d’acord amb una programació anual. Aquestes són les tasques més habituals que haurien de formar part de les llistes de verificació de la majoria de les empreses.

Primer trimestre de l’Any del Pla: Proposeu declaracions de beneficis del quart trimestre als participants del pla no més tard de 45 dies després de la finalització del trimestre. Feu aportacions d'empresaris de l'any anterior per tenir en compte una deducció fiscal en l'exercici anterior.

Segon trimestre: Proporcioneu declaracions de beneficis del primer trimestre als participants en el pla. Distribuïu les diferències d’excés realitzades el 2015 per sobre del límit IRC de la secció 402 (g). Per als participants en un pla de 70 anys i mitja durant l'any anterior, distribuïu les distribucions mínimes obligatòries (RMD) del primer any.

Tercer trimestre: proporciona estats de beneficis del segon trimestre. Expediu el formulari 5500 de l'any anterior o envieu el formulari 5558 per a una extensió de 2, 5 mesos. Si el document del pla es va modificar durant l'any anterior, distribuïu una nova descripció del pla de resum als participants del pla. Distribueix un informe anual de resum de l'any anterior per planificar els participants.

Quart trimestre: proporcioneu estats de beneficis del tercer trimestre. Envieu avisos aplicables als participants, incloses les quotes o els canvis a un pla de port segur 401 (k), a una alternativa d’inversió qualificada per defecte (QDIA) o inscripció automàtica. Corregiu qualsevol fallada de la prova ADP / ACP i pagueu els impostos especials del 10%.

Requisits ERISA en curs

Alguns requisits ERISA són actuals com a part de l'administració del pla o es produeixen per ocurrències.

Adherència al document del pla: assegureu-vos que la gestió del pla s’ajusta contínuament als termes del document del pla. L’IRS considera que qualsevol fallada en seguir estrictament els termes del document del pla és un defecte operatiu que, si no es remeia, pot donar lloc a la desqualificació del pla.

Divulgació anual de les tarifes per als participants: tots els empleats, empleats finalitzats i beneficiaris amb un saldo de compte elegibles per al pla, han de rebre una revelació de quota per part dels participants cada 12 mesos.

Avís de Canvi de Pla: S'ha de notificar als participants les modificacions del pla entre 30 i 90 dies abans de la data d'efectivitat del canvi.

Oportunitat de matricular-se: tots els empleats que hagin complert l'edat del pla i els requisits del servei han de tenir l'oportunitat de matricular-se. Haurien de rebre tots els formularis i instruccions necessaris juntament amb una descripció del pla de resum i els avisos de participants aplicables.

Compliment del préstec: assegureu-vos que es paguen els préstecs pendents d’acord amb els termes de la política del pla i la nota al pagar dels prestataris.

Dipòsits puntuals: Assegureu-vos que els ajornaments dels empleats i els pagaments dels préstecs es dipositen puntualment, normalment al mateix temps que els dipòsits d’impostos sobre nòmines.

Realització de serveis de neteja trimestral: cobrar saldos de compte petits per als empleats donats de baixa. Processeu els impagaments de préstecs i utilitzeu qualsevol pèrdua no assignada.

Tot i que la majoria d’aquests requisits poden ser gestionats per un TPA, el patrocinador del pla d’ocupació té el deure de confiança per assegurar-se que es compleixin i s’executin correctament.