Quant de temps he de mantenir els meus registres fiscals?

El servei d’ingressos interns (IRS) té unes regles dures i ràpides sobre el temps que han de mantenir els seus contribuents.

Tal i com ho diu l’IRS, la durada del manteniment del registre d’impostos depèn de l’acció, despesa o esdeveniment que afecti aquests registres.

Aquestes accions i aquests terminis són importants, ja que afecten l'estatut de limitacions de qualsevol modificació a la declaració de l'impost o la capacitat del govern federal per exigir-vos pagaments fiscals addicionals.

Per complir amb els mandats de documentació IRS, conserveu els registres d’impostos següents per als períodes de temps següents:

Si no heu informat de cap impost fiscal federal, conserveu els vostres documents d'impostos durant els darrers sis anys, a partir de l'any en què s'informaven els impostos. Si no heu aconseguit presentar un formulari o introduir un formulari fraudulent, no llenceu els registres d’impostos. L’IRS té un dret legal de revisar-los.

El període de limitacions és el temps en què podeu modificar la declaració d’impostos per reclamar un crèdit o devolució o el temps en què l’IRS pot valorar un impost addicional.

La informació següent conté els períodes de limitacions que s'apliquen a les declaracions de l'IRPF. Tret que s’indiqui el contrari, els anys fan referència al període posterior a la presentació de la devolució. Les devolucions presentades abans de la data de venciment es tracten com a presentades a la data de venciment.

Nota: guardeu còpies de les declaracions d’impost presentades. Ajuden a preparar les declaracions futures d’impostos i a fer càlculs si presenten una declaració modificada.

1. Deu impostos i situacions addicionals (2), (3) i (4), a continuació, no us són aplicables: manteniu els registres durant tres anys.

2. No informeu els ingressos que haureu d’informar, i és superior al 25% dels ingressos bruts que es mostren al vostre retorn: conserveu els registres durant sis anys.

3. Presenteu una devolució fraudulenta: conserveu els registres indefinidament.

4. No presenteu cap retorn: conserveu els registres indefinidament.

5. Poseu una reclamació de crèdit o de devolució després d’enviar la devolució: conserveu els registres durant tres anys a partir de la data en què va presentar la devolució original o dos anys a partir de la data en què va pagar l’impost, el que sigui posterior.

6. Presentes una reclamació per pèrdua per valors inútils o per deducció de deutes dolentes: conserveu registres durant set anys.

7. Teniu tots els registres d’impostos laborals com a mínim durant quatre anys després de la data en què s’imposi o es pagui l’impost, el que sigui posterior.

Preguntes importants

Cal aplicar les preguntes següents a cada registre mentre decidiu si voleu conservar un document o llençar-lo:

Els registres estan connectats a actius ">

Mantenir els registres relatius als béns fins que el termini de limitacions caduca de l'any en què es disposi de la propietat en una disposició imposable. Heu de conservar aquests registres per determinar qualsevol depreciació, amortització o esgotament i trobar el guany o la pèrdua quan vengui o es disposi d'una altra manera.

Generalment, si heu rebut una propietat en un intercanvi no imposible, la base en aquesta propietat és la mateixa que la base de la propietat que heu cedit, augmentada en diners. Heu de conservar els registres sobre la propietat antiga, així com sobre la nova propietat, fins que el termini de limitacions caduca de l'any en què disposeu la nova propietat en disposició imposable.

Va fer aportacions no reduïbles a l'IRA?

Aleshores, tal com s’ha comentat anteriorment, heu de conservar els següents documents per verificar la part no distribuïble de les distribucions dels vostres IRA tradicionals i Roth. Aquí, des del lloc web de l’IRS, es mostra una llista dels formularis i registres que heu de conservar fins que es facin totes les distribucions:

• La pàgina 1 dels formularis 1040 (o els formularis 1040A, 1040NR o 1040-T) presentats per a cada any vau fer una contribució no deductible a un IRA tradicional.
• Els formularis 8606 i qualsevol declaració justificativa, fitxers adjunts i fulls de treball de tots els anys aplicables.
• Els formularis 5498, informació de contribució de l'IRA o declaracions similars que vau rebre cada any que mostren les aportacions que vau fer a un IRA tradicional o Roth IRA.
• Els formularis 5498 o declaracions similars que heu rebut mostren el valor dels vostres IRA tradicionals

Què he de fer amb els meus registres amb finalitats no tàctiques?

Quan els vostres registres ja no siguin necessaris amb finalitats fiscals, no els elimineu fins que esteu segurs que no els necessitareu per a altres propòsits. Per exemple, la vostra companyia d’assegurances o creditors poden exigir que guardeu els registres més temps del que fa l’IRS. En cas de dubte, toqueu-lo segur i conserveu els registres.

Conseller Insight

Si l’IRS troba un error substancial en la rendibilitat actual, podrien tornar als sis anys d’historial d’impostos per investigar-lo. Tot i això, és possible que vulgueu mantenir els vostres rendiments fins i tot més temps. Els vostres registres fiscals resumeixen la vostra vida financera. Contenen dades importants sobre els costos que poden ser difícils de trobar a partir d'ara. Això és avui menys un problema, perquè els custodis del compte ara han d’informar i transferir dades de costos amb actius. Però, per què confiar en el custodi quan en tingueu la informació? La devolució també validarà els vostres ingressos i si heu aportat contribucions al pla de jubilació. Les bones pràctiques suggereixen que haureu d’afegir-vos a les declaracions d’impostos i documents justificatius el màxim temps possible. En aquesta època de la presentació electrònica i la conservació de registres, és fàcil fer-ho.

Neal Frankle, CFP®
Wealth Resources Group Westlake Village, Califòrnia