Factura
Una factura és un document comercial que detalla i registra una transacció entre un comprador i un venedor. Si es compraven béns o serveis amb crèdit, la factura sol especificar els termes de l’acord i proporciona informació sobre els mètodes de pagament disponibles. Els tipus de factures poden incloure un rebut, una factura de venda, una nota de dèbit o una factura de vendes.
Les empreses poden optar per simplement enviar una declaració de final de mes com a factura de totes les transaccions pendents. Si és així, la declaració ha d’indicar que no s’enviaran cap factura posterior. Històricament, les factures s’han registrat en paper, sovint amb diverses còpies generades perquè el comprador i el venedor tinguin un registre de la transacció per als seus propis registres. Actualment, les factures generades per ordinador són força habituals. Es poden imprimir a paper sota demanda o enviar-les per correu electrònic a les parts d’una transacció. Els registres electrònics també permeten una cerca i ordenació més fàcils de determinades transaccions o dates concretes.
Una factura proforma és un acord vinculant, tot i que els termes de venda poden canviar.
1:10Factura
Els fonaments d’una factura
Una factura ha de constar que és una factura a la cara de la factura. Normalment té un identificador únic anomenat número de factura que és útil per a referència interna i externa. Una factura normalment conté informació de contacte del venedor o proveïdor de serveis en cas que hi hagi algun error relacionat amb la facturació.
En la factura es poden esborrar termes de pagament, així com la informació relativa a descomptes, detalls de pagament anticipat o despeses financeres que es valoren en els retards de pagament. També presenta el cost unitari d’un article, el total de les unitats adquirides, el transport de mercaderies, el transport, l’enviament i les despeses d’impostos associats, i descriu l’import total que s’ha deure.
Una factura pro forma és una factura preliminar de venda enviada als compradors abans d’un enviament o lliurament de mercaderies. La factura descriurà normalment els articles adquirits i altra informació important com ara el pes d'enviament i les despeses de transport. Les factures pro forma solen entrar en joc amb transaccions internacionals, especialment per a efectes duaners a les importacions.
Sempre heu de conservar una còpia de les vostres factures i rebuts, tant en format paper com electrònic, amb finalitats fiscals.
La importància de la data de la factura
La data de la facturació representa la data oficial en què s’han facturat les mercaderies i es registra oficialment la transacció. Per tant, la data de la facturació té informació essencial sobre el pagament, ja que determina la durada del crèdit i la data de venciment de la factura. Això és especialment crucial per a les entitats que ofereixen crèdit, com el net 30. La data de venciment real de la factura sol ser de 30 dies després de la data de la facturació.
Facturació electrònica
Des de l’arribada de l’era de l’ordinador, a la gent i a les empreses els ha resultat més fàcil confiar en la facturació electrònica com a alternativa als documents en paper. La facturació electrònica, o facturació electrònica, és una forma de facturació electrònica per generar, emmagatzemar i controlar documents relacionats amb les transaccions entre parts i assegurar que es compleixen els termes dels seus acords.
Aquests documents electrònics poden incloure factures i rebuts, ordres de compra, notes de dèbit i crèdit, termes i instruccions de pagament i butlletes de remissió. Les factures digitals s’envien normalment per correu electrònic, pàgina web o aplicació. Els avantatges inclouen els següents:
- Permanència i resistència als danys físics
- Facilitat de cercar i ordenar noms, termes o dates concrets
- Major audibilitat
- La capacitat d’imprimir o reproduir-se a demanda
- La capacitat de recollida de dades i intel·ligència comercial
- Reducció de l’ús del paper
La facturació electrònica inclou diverses tecnologies i opcions d'entrada i s'utilitza com a terme general per descriure qualsevol mètode pel qual una factura es presenta electrònicament a un client per al seu pagament. Diversos estàndards de facturació electrònica, com EDIFACT i UBL, s'han desenvolupat a tot el món per facilitar l'adopció i l'eficiència.
Compres per emportar
- Una factura és un document comercial que detalla i registra una transacció entre un comprador i un venedor.
- Un rebut en paper d’una botiga és una factura habitual al consumidor.
- Les factures són un element crític dels controls i les auditories internes comptables. Els càrrecs d'una factura han de ser aprovats pel personal de gestió responsable.
- Les factures descriuen generalment els termes de pagament, els costos unitaris, l'enviament, la manipulació i qualsevol altre terme esborrat durant la transacció.
- Les factures poden ser en format paper, però les factures electròniques s’han fet molt més habituals.
Factures i comptes a pagar
Les factures fan el seguiment de la venda d’un producte amb finalitats de control d’inventaris, comptables i fiscals. Moltes empreses envien el producte i esperen el pagament en una data posterior, de manera que l’import total degut es converteix en un compte a pagar pel comprador i un compte per cobrar pel venedor.
Les factures actuals es transmeten de forma electrònica, en lloc de ser basades en paper. Si es perd una factura, el comprador pot sol·licitar al venedor una còpia. L’ús d’una factura representa la presència de crèdit, ja que el venedor ha enviat un producte o ha prestat un servei sense rebre efectiu per endavant.
Les factures són diferents de les comandes de compra, que es creen abans que un client sol·liciti un bé o servei.
Factures i controls interns
Les factures són un element crític dels controls interns de la comptabilitat. Els càrrecs d'una factura han de ser aprovats pel personal responsable de gestió. També es pot combinar una factura amb una comanda de compra i, en conciliar la informació, es fa el pagament per a transaccions aprovades. Una empresa d’auditoria assegura que les factures s’inscriuen en el període de comptabilitat adequat a l’hora de provar l’aturada de despeses.
Comparació de comptes d'inversió Nom del proveïdor Descripció del anunciant × Les ofertes que apareixen a aquesta taula provenen de col·laboracions per les quals Investopedia rep una compensació.