Documents fiscals que sempre heu de conservar

Un cop heu presentat la declaració d’impostos, probablement no tingueu ganes de conservar tots els papers (W-2, 1099 i més), ni tan sols pensar en impostos. Però hi ha alguns documents que voleu conservar indefinidament. Si es fa una pràctica de conservació dels papers necessaris per al futur, es pagarà un estalvi d’impostos més endavant. Aquí teniu un detall dels documents i per què heu de conservar-los.

Còpies de devolucions

L’IRS té un temps limitat per auditar les devolucions (generalment tres anys des de la data de venciment de la devolució). Tot i això, aquest límit no s'aplica si l'IRS creu que mai no heu presentat cap devolució. Si l’IRS us envia una carta indicant que no l’heu presentat mai, us correspon demostrar el contrari. Per fer això, conserveu una còpia del retorn de sempre, juntament amb la prova de presentació. El tipus de prova depèn de la forma en què vareu presentar la devolució:

• Per a devolucions en paper: un rebut certificat o certificat o el document de lliurament d'un transportista privat (per exemple, FedEx, UPS).
• Per a devolucions electròniques: es va acceptar el correu electrònic que reconeix la vostra devolució per presentar. Si utilitzeu programari per fitxer, el correu electrònic el genera (per exemple, TurboTax us envia un correu electrònic). Si utilitzeu un preparador de pagament, demaneu que el preparador reconeixi que el vostre retorn ha estat acceptat per presentar.

El mateix passa amb les declaracions de l’impost sobre la renda de l’estat. Guardeu per sempre una còpia de la declaració de l’IRPF, juntament amb la prova de presentació.

Documents per a la vostra llar

Per a moltes persones, una residència personal és el seu actiu més gran i pot generar una factura d'impostos considerable quan es ven. La llei fiscal permet obtenir un guany de fins a 250.000 dòlars en la venda d’una residència principal (500.000 dòlars per als ordinadors col·lectius) si es compleixen algunes condicions. Si no es compleixen aquestes condicions - o si el guany supera el límit del dòlar, obtindrà un guany imposable. Per minimitzar els guanys, és útil maximitzar la base de la llar. La base, que comença amb el que va pagar per l’habitatge, es pot augmentar amb millores de capital, com ara una addició, un nou sostre, electrodomèstics, una piscina en el sòl i paisatgisme.

Com més temps tingueu la propietat, més probabilitats que (a) el preu que obteniu quan vengui sigui superior al que pagàveu i (b) que hàgiu invertit més diners per obtenir millores. Cerqueu una llista de millores de capital per a les quals haureu d’estalviar els rebuts o una altra prova de pagament a la publicació IRS 523 (actualització de 2017 no publicada en el moment de la seva redacció).

A més de les millores de casa, conserveu la declaració de liquidació inicial i altres documents relacionats amb la compra. Això us permet afegir a la base de costos el següent:

• honoraris abstractes (resum de taxes de títol)
• despeses per la instal·lació de serveis d’utilitat
• tarifes legals (incloses les tarifes per a la cerca de títol, la preparació del contracte de venda i la preparació de l'escriptura)
• taxes d’enregistrament
• taxes d’enquesta
• assegurança de títol
• impostos de transferència o segell

Mantingueu un registre d’aquestes despeses sempre que sigueu propietaris de la vostra llar i, com a mínim, tres anys després d’enviar la declaració de la venda. El període de tres anys, en la majoria dels casos, és el moment en què l'IRS pot qüestionar la vostra posició.

Costos d'adquisició de la propietat

Com en el cas de les millores d’habitatges, voleu conservar registres relacionats amb altres propietats (existències, cases de vacances, propietats de lloguer o obres d’art). Un cop més, heu de saber què heu pagat per la propietat, incloses les comissions i altres costos d’adquisició, de manera que podreu obtenir un guany adequat quan vengueu. Si no ho fa, potser haureu de pagar més impostos del que no s’hauria de cobrar (depèn de vosaltres la prova de la vostra base tributària si l’IRS impugna la vostra devolució).

Com en el cas dels registres relacionats amb la vostra llar, conserveu aquests registres sempre que tingueu la propietat i, com a mínim, tres anys després d’enviar la declaració de la venda de l’immoble.

Nota: ara les empreses de corretatge i les empreses de fons mutus han de proporcionar informació bàsica sobre certs títols (per exemple, les accions adquirides d’elles des del 2011). Tanmateix, és convenient que conserveu aquesta informació en cas que canviï d’empreses o empreses que es fusionin i els vostres registres es perdin (passa).

Propietat heretada

Quan hereteu una propietat, la vostra base tributària es converteix en el valor de la propietat a la data de la mort de la persona que us la va deixar (anomenada base de promoció). Els latifundis (els que han valorat més de 11.180.000 dòlars per als que van morir el 2018) reporten el valor de la declaració de l'impost sobre béns immobles (model 706). Les finques més petites poden haver d’informar el valor de la propietat en les formes d’impost de morts estatals, fins i tot si no es produeix cap devolució federal. Sol·liciteu aquesta informació a l'executor, administrador o representant personal de la propietat. (La nova legislació tributària va doblar l'import bàsic d'exclusió de l'impost sobre béns immobles, passant d'uns 5 a 10 milions de dòlars aproximadament.)

En els establiments que no estiguin obligats a presentar aquestes devolucions, correspon als hereus determinar el valor, que es converteix en la base de la propietat. Si hereteu valors negociats públicament, obteniu-ne el valor per a la data de defunció. Si hereteu béns reals, potser voldreu obtenir una valoració per al moment de la mort, de manera que podreu demostrar la vostra base més endavant. De nou, com passa amb altres propietats, conserveu aquesta informació sempre que tingueu la propietat, a més del període en què l’IRS pugui interrogar el vostre informe de venda.

La línia de fons

El registre de registres pot semblar molest i feixuc. Creeu un sistema de conservació de registres que us serveixi. Simplifiqueu els vostres papers creant un registre electrònic (p. Ex., Escanegeu els documents que voleu conservar i conserveu-los en un fitxer al portàtil, a la unitat flash o al núvol).

De fet, guardar còpies dels vostres registres clau al núvol i / o en algun altre lloc és també una salvaguarda important. Els ordinadors portàtils i les unitats flash es poden bloquejar o perdre. I fins i tot amb registres electrònics, arxiveu-ne els de paper, per si de cas. Podríeu estalviar-vos molts problemes si, o en el vostre hereu, els necessiteu en el futur.