Com registrar el quilometratge per a impostos en 8 passos fàcils

Una persona que es requereixi per treballar per la feina té permís de deduir un quilometratge en la declaració de l’impost sobre la renda federal després de complir alguns criteris. A més, les persones que aprofitin aquesta oportunitat han de documentar els viatges i estar disposats a presentar proves de suport sobre com es calcula la deducció. Si es compleixen aquestes obligacions, la contribuent gaudeix del benefici de reduir el seu impost sobre la renda.

1. Qualifiqueu-vos per a la deducció de quilometratge

Abans de registrar la informació per a una possible deducció de quilometratge, cal complir alguns criteris per obtenir el benefici. Un contribuent pot assumir la deducció de quilometratge per viatjar des de l'oficina a un lloc de treball, des de l'oficina fins a un segon lloc de negoci o per conduir cap a negocis relacionats amb el negoci. A més, un contribuent pot incloure viatges realitzats per reunir-se amb els clients, anar a l’aeroport, visitar clients per negocis o buscar un nou treball a la mateixa indústria.

2. Determineu el mètode de càlcul

Un contribuent pot triar entre dues alternatives de comptabilització de l’import de la deducció de quilometratge. Els dos mètodes varien, ja que un no requereix el manteniment d’un registre de quilometratge. Si un contribuent opta per deduir el quilometratge estàndard, només ha de mantenir un registre del quilometratge pilotat. Si opta per deduir les despeses reals del vehicle durant l'any, ha de conservar tots els rebuts i la documentació rellevant relacionada amb els càrrecs per al vehicle.

3. Registre l’odòmetre a l’inici de l’exercici fiscal

El servei d’ingressos interns (IRS) requereix que el contribuent registri l’odòmetre dels vehicles de negocis al començament de l’exercici fiscal. Aquesta informació està documentada al formulari 2106. Si el vehicle es compra durant l'any i no és nou, el contribuent ha de registrar la lectura del comptador des del primer dia en què es desplegui.

4. Mantenir el registre de conducció (si es necessita)

Si un contribuent tria la deducció de quilometratge estàndard, ha de mantenir un registre de quilòmetres dirigit. L'IRS requereix que es mantingui informació específica o pot estar subjecte a desqualificació per assumir la deducció. Al començament de cada viatge, el contribuent marca la lectura del comptador de vehicles i enumera el propòsit, la ubicació inicial, la ubicació i la data del viatge. En acabar el viatge, ella nota la lectura final de l’onòmetre i resta aquesta figura des de la primera lectura per trobar el quilometratge total del viatge. El registre de conducció s'ha de mantenir oportú amb detalls específics, ja que no es permeten estimacions i arrodoniments.

5. Mantenir el registre de rebuts (si es necessita)

Si un contribuent opta per la deducció de despeses reals, no se li exigirà mantenir un registre de quilometratge. En el seu lloc, ha de guardar còpies dels rebuts i de la documentació rellevants. Cada document ha d’incloure la data, l’import en dòlars del servei o servei adquirit, i la informació relativa al bé o servei realitzat.

6. Registre l’odòmetre al final de l’exercici fiscal

Al final de l'any impositiu, el contribuent registra la lectura de l'onòmetre final. Aquesta xifra s'utilitza conjuntament amb la lectura de l'onòmetre al començament de l'any per calcular el quilòmetre total conduït al cotxe durant l'any. La informació, inclòs el percentatge de quilòmetres recorreguts amb finalitats comercials, es requereix al formulari 2106.

7. Registra el quilòmetre a la declaració de l’impost

A la conclusió de l'any impositiu, un contribuent enumera la quantitat total de milles conduïda al formulari 2106, línia 13. Aquesta xifra es calcula segons la taxa de quilometratge estàndard de l'any per determinar la quantitat deduïble en dòlar. També pot organitzar els rebuts de les despeses reals en grups, inclosos benzina, petroli, reparacions, assegurances, lloguer de vehicles i depreciació.

8. Conservar documentació

El contribuent ha de conservar la documentació relativa a una deducció de quilometratge durant almenys tres anys. Si l’IRS demana documentació per acreditar els càlculs de la deducció de quilometratge, el contribuent ha de conservar una còpia dels registres abans de difondre la informació a les autoritats tributàries. Per minimitzar el risc de perdre informació, hauria de mantenir un registre físic separat per a cada any fiscal diferent.