Pla de reemborsament
Un terme genèric per a diversos tipus de plans que reemborsen els empleats per diversos tipus de despeses relacionades amb el treball. Aquestes despeses poden incloure despeses mèdiques, d'automòbil, de viatge, de menjar i d'entreteniment. Els empresaris institueixen plans de reemborsament per permetre'ls pagar una quantitat més exacta de les despeses dels empleats realitzats, en lloc d'haver de proporcionar una àmplia indemnització o augmentar la compensació per cobrir-los.
Comprensió del pla de reemborsament
Els plans de reemborsament poden adoptar diverses formes, com ara els plans que no es retin comptes, els beneficis de minimis franges, o el quilometratge de vehicles i els desplaçaments. Els empleats no poden realitzar deduccions personals de cap tipus per a despeses cobertes en un pla de reemborsament. Els empleats han de presentar els registres de les despeses adequadament detallats mitjançant registres o rebuts per tal que els empresaris puguin deduir els reemborsaments.
La publicació IRS 535, despeses comercials, estableix el següent: “Per ser deduïble, una despesa empresarial ha de ser tant ordinària com necessària. Una despesa ordinària és habitual i acceptada a la vostra indústria. Una despesa necessària és útil i adequada per al vostre comerç o negoci. Una despesa no ha de ser imprescindible per ser considerada necessària. "
Alguns estats com Califòrnia exigeixen que els empresaris reemborsin les despeses raonables relacionades amb els treballadors i no cal que es denuncien els reemborsaments de despeses rebuts com a salari o ingrés. Però perquè això passi, els empresaris han de preestablir un pla de responsabilitat per escrit i els empleats han de presentar les despeses documentades adequadament en virtut d’aquest pla. Això és per assegurar que els registres de despeses es mantinguin correctament de manera puntual i precisa. Moltes empreses tenen comptables o assessors laborals per acreditar les despeses i assegurar informes i deduccions correctes.
El desglossament d'alguns exemples habituals de despeses del lloc de treball que requeririen un reemborsament de l'empresari inclouen els següents:
- Transport: el cost de qualsevol viatge relacionat amb el treball, incloses les despeses de vehicles, menjars, allotjament, menjars i qualsevol despesa d’entreteniment que compleixi els criteris detallats a la publicació IRS 463, Despeses de viatge, entreteniment, regal i cotxe . Un nombre elevat d’empresaris reemborsarà anualment als empleats que utilitzin els seus vehicles personals per causes empresarials, a un ritme de quilometratge normal, que estableix l’IRS, anualment. Per exemple, la taxa de quilòmetre federal estàndard per a negocis el 2017 és de 53, 5 cèntims per milla. Generalment, les despeses de desplaçament rutinàries entre la llar i el lloc de treball d'un empleat no es consideren reemborsables.
- Subministraments : Totes les mercaderies necessàries que adquireixi un empleat poden ser reemborsades a un cost, sempre que se’ls reemborsi segons un pla responsable.
- Menjars i entreteniment : els costos de menjars i entreteniment que incorren dins de la casa fiscal dels empleats són reemborsables, però només si els àpats / entreteniments en qüestió tenen finalitats comercials demostrables.